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Conditions Générales de Vente

Date de révision : 28/08/2019

Article 1 – Désignation des parties

1.1 Le présent document définit les conditions dans lesquelles le Château du Val est lié avec la personne morale
ou physique avec qui elle traite et qui est désignée dans les présentes sous le terme de “responsable”.
1.2 Si le client ou responsable n’est pas l’organisateur ou si l’organisateur fait intervenir un intermédiaire, ceux-ci
sont solidairement responsables de toutes les obligations découlant du contrat.
1.3 Les conditions générales de vente s’appliquent uniquement aux manifestations autre que les les chambres d’Hôtel.

Article 2 – Réservation / règlement

2.1 Toute manifestation se déroulant au Château du Val fera l’objet d’un devis.
2.2 Le devis énumère les différentes prestations, le nombre de participants, les dates et les services à fournir.
2.3 La signature du devis entraine une relation contractuelle, ce qui implique la réservation ferme et définitive
de l’intégralité des prestations stipulées dans le devis.
2.4 Toute modification ultérieure du devis initial ne pourra se faire que par écrit.
2.5 Toute modification non prévue et imposée par un client le jour de la prestation, nous mettant en gène,
lui sera alors facturée et assortie d’un dédommagement pouvant atteindre 5% de la facture totale TTC
2.6 Toute réservation ne sera prise en compte qu’après réception du devis dûment signé, revêtu de la mention
“Bon pour accord” et les arrhes versés au dates définis. 2.6.6 Le Château du Val, se réserve le droit d’annuler une prestation, dés lors que le client n’a pas versé les arrhes définis sur le devis.
2.7 Le solde est à régler à réception de la facture
2.8 Les effectifs participants ne peuvent augmenter ou diminuer de +/- 5 personnes maximum. Dans le cas contraire
le Château du Val pourra refuser et appliquer uniquement ce qui à été convenu sur le devis confirmé.
2.9 Les menus spécifiant un effectif minimum peuvent être modifiés uniquement à la hausse.

Article 3 – Annulation totale ou partielle

3.1 En cas d’annulation par le client, les arrhes précédemment versées resteront acquis à titre d’indemnité forfaitaire et irréductible et ce, quel que soit le motif d’annulation.
Par ailleurs, le Château du Val se réserve le droit de réclamer au client le remboursement des frais avancés pour la prestation et plus généralement l’indemnisation du préjudice subi du fait de l’annulation de la commande.
3.2 Le Château du Val se réserve le droit d’annuler le contrat du fait d’éléments extérieurs (grève, incendie, dégât des eaux, décès, intempéries……) sans que cette liste ne soit limitative. Dans ce cas, les arrhes versées seraient remboursées le double selon l’article1590 code civil, sans que le client puisse prétendre à une quelconque indemnisation supplémentaire.

Article 4 – Prestation, prix et règlement

4.1 Le Château du Val est tenu à fournir les prestations commandées et définies avec le client. Les suppléments aux prestations prévues devront être réglés par leur bénéficiaire avant de quitter les lieux. A défaut, ils seront obligatoirement pris en charge par la société ou l’organisme ayant approuvé le contrat.
4.2 Les prix indiqués sur le contrat lors de la signature ne feront l’objet d’aucune modification jusqu’à la fin de la manifestation. L’organisateur est tenu de payer au Château du Val le prix convenu pour ces prestations.
4.3 Ceci vaut également pour les prestations et les dépenses en relation avec la manifestation et fournies par
le Château du Val à des tiers.
4.4 Les factures du Château du Val ne mentionnant pas de date d’échéance, sont dues sans escompte dans
les 7 (Sept) jours suivant leur réception.
4.5 En cas de non respect de la date d’échéance, le Château du Val est en droit de facturer une pénalité de retard équivalent à une fois et demi le taux légal de la Banque de France.

Article 5 – Données pour les factures

5.1 La facturation prendra en compte les locaux, salles, chambres, sur la base des réservations convenues au plus tard 10 jours ouvrables avant la date de la manifestation 5.2 Lorsqu’il y a lieu de modifier les effectifs des participants, cela ne peut se faire que par écrit et le devis sera alors modifié en fonction. Le Château du Val peut refuser la prestation pour des raisons techniques (insuffisance de personnel ou de places).
5.3 Les modifications doivent être arrêtées et définies au plus tard 10 jours ouvrables avant la date de la manifestation
5.4 Lorsque le nombre de participants est inférieur au nombre annoncé (au début de la manifestation), la facturation
se fera sur la base du nombre réservé.
5.5 Le Château du Val se réserve le droit de refuser des augmentations d’ effectifs non prévus au début de la manifestation. Dans le cas où ces effectifs non prévus seraient acceptés, leur facturation sera alors mentionnée
sur la fiche de commentaires avant le début de la manifestation et validée par le client.

Article 6 – Fiche d’observation, fin de prestation

6.1 Le Château du Val fournit pour chaque prestation une fiche d’observation, cette fiche étant le reflet du déroulement de la prestation. Elle mentionne la date, l’heure théorique de fin de prestation, elle mentionne l’heure du début et de fin réelle de la prestation, le nombre de participants, les boissons consommées, les remarques du Maître d’hôtel,
les remarques du client, ainsi que les heures facturées si le client est en dépassement par rapport à l’heure de fin de prestation convenue. Ce document servira également à l’établissement de la facture finale.

Article 7 – Heures supplémentaires et/ou de réservation

7.1 Les Repas Groupes ont une durée définie dans le temps soit : 3H00.
Le client profite alors du ou des salons qui lui sont attribués ainsi que du service de sa prestation.
7.2 Le client peut réserver des heures supplémentaires et ainsi rallonger sa présence au Château du Val. Les heures supplémentaires sont à réserver au moment de l’établissement du devis et ne peuvent en aucun cas être improvisées.

Article 8 – Heures de dépassement

8.1 Les prestations sont vendues avec une durée définie. Le personnel est mis en place à ces conditions précises.
8.2 Le client est averti du risque de dépassement lorsque l’heure de fin approche (à – 30minutes de la fin).
8.3 Le client s’engage à quitter les lieux en temps et heure, et à défaut l’heure de dépassement commencée sera due et facturée 300€ TTC, en dédommagement des charges et frais de personnels supplémentaires engendrés par le client.

Article 9 – Heures légales

9.1 Les heures d’ouverture et de fermeture des débits de boissons, sont définies par l’arrêté municipale du 05/04/2011 de St. Germain en Laye.
9.2 Château du Val ferme à 00H00 ses portes au public.

Article 10 – Animations

10.1 Le Château du Val est soumis au “droits d’auteurs” par la SACEM.
10.2 Pour des raisons évidentes de sécurité du site historique, seuls des prestataires sélectionnés par la Direction sont autorisés à exercer sur le site. En revanche, le client peut convenir de ses souhaits directement avec le prestataire tel que : D.J., Animateurs du spectacle.

Article 11 – Responsabilité de l’organisateur

11.1 Les pièces d’exposition ou autres objets, y compris les objets personnels apportés par l’organisateur, sont installés dans les locaux de la manifestation, aux risques de l’organisateur
11.2 Les éléments apportés par le client devront être en conformité avec les réglementations en matière de protection contre l’incendie
11.3 Le Château du Val est en droit d’exiger que lui soient présentées toutes attestations allant dans ce sens
11.4 Une fois la manifestation terminée, les pièces d’exposition ou autres objets et matériels, doivent être im-médiatement enlevés. A défaut, le Château du Val est en droit de faire procéder à l’enlèvement
et selon l’importance de la charge de travail occasionnée, la facturer au client.

Article 12 – Charte hygiène alimentaire

12.1 Le Château du Val s’est engagé dans une procédure H.A.C.C.P, depuis 2007, et applique de ce fait les textes et règlements en cours (178/2002 et 852/2004), ainsi que l’arrêté du 29 septembre 1997 (non abrogé)
12.2 De ce fait, le Château du Val interdit d’introduire ou d’emporter tout aliment sous quelque forme ou nature que ce soit 12.3 Travaillant de nombreux produits frais, nous sommes tributaires d’éventuels problèmes d’arrivages, auquel cas nous nous engageons à remplacer le plat prévu par un autre équivalent.

Article 13 – Divers

13.1 Le choix des menus et l’effectif devront nous être confirmés et communiqués au plus tard 10 jours ouvrables avant le
début de la prestation. Un seul menu est choisi pour l’ensemble des participants.
13.2 Les Déjeuners et Diners menus Association ou Chef, sont possibles sous condition (minimum de 10 participants)
13.3 Possibilité de commander des forfaits Apéritifs et amuse-bouche
13.4 Les pièces montées et gâteaux d’anniversaire, sont possibles et fournis par notre traiteur.
13.5 Les Boissons ne sont pas incluses dans les menus. Une carte de vins et boissons divers vous sera proposée
13.6 La mise à disposition de la salle aux fins d’installation du matériel du client, la veille de la réception, n’est pas
garantie. Vous pouvez néanmoins nous contacter dans les jours qui précèdent votre événement pour une confirmation
13.7 Le Château du Val, refusera si nécessaire à servir de l’alcool à la ou les personne(s) concernée(s),
en vertu de la législation en vigueur sur la consommation et le débit des alcools.
13.8 Les boissons avec ou sans sans alcool sont exclusivement fournies par le Château du Val.
13.9 Le Château du Val produit sur place les repas et ne prête pas ses cuisines à des particuliers ou des traiteurs autres que
ceux accrédités.
13.10 Le Château du Val ne prête et ne loue pas les salons ou le parc, au même titre qu’une salle des fêtes vide.
13.11 Notre établissement n’effectue pas de prestations de type Rallye, pour des raisons de sécurité, mais aussi pour la
gène occasionnée aux clients de l’hôtel.
13.12 Le Château du Val est entièrement “Non Fumeur “, zones communes et chambres incluses
13.13 Pour des raisons de sécurité et de notre système de détection feux, le Château du Val n’autorise pas les
allumages de feux et de bougies
13.14 La particularité du site et son parc nécessite une attention toute particulière lors des manifestations concernant les enfants.
Les parents sont entièrement responsables de leurs enfants en cas d’accident, de dégradation (liste non exhaustive).
13.15 La particularité du site et son parc n’autorisent pas des décorations libres. Nous autorisons la décoration des tables et l’apport de fleurs à condition de protéger les supports ou seront posées les vases. Il est interdit d’accrocher quoi que ce soit au murs, aux portes et fenêtres, ni au plafond ou les supports luminaires et tout meuble présent dans le château.
13.16 La particularité du site et son emplacement dans une zone habitée nous oblige à réguler les décibels pouvant gêner et occasionner des plaintes des voisins. Arrivée à définir – Arrêt musique 15 minutes avant la fermeture heure légale du site, soit 00h00
Il ne sera pas possible de rester dans les salons ou dans l’enceinte du Château après l’heure de fermeture.
Les convives logeant sur place pourront rejoindre leurs chambres.

Article 14 – Tarifs des heures supplémentaires / de dépassement

14.1 Les heures supplémentaires sont facturées 195€ / heure
14.2 La privatisation des salons dans le cadre des mariages, cocktails, etc. est traité avec le service commercial
et un devis particulier est élaboré selon le cas y compris les heures supplémentaires.
14.3 Le client ayant dépassé son forfait horaire, malgré nos sensibilisations, sera facturé 300€ TTC/ heure (article 8) 14.4 La privatisation d’un salon en particulier pour un déjeuner ou diner, cocktail, etc…, de 12H00 à 15H00 ou de 19H00 à 22H00, est possible à partir de 250€ TTC.
14.5 La mise à disposition des salons historiques du Château est soumise à condition de privatisation

Article 15 – Tarifs personnel de service

15.1 Le service est assuré par du personnel extra qui officient pour notre maison depuis de nombreuses années.
15.2 Le personnel est prévu avant le début de la réception pour assurer les mises en place et le service plus une heure après le départ de vos invités pour le débarrassage de la salle et le nettoyage de celle-ci
15.4 Les frais de personnel sont facturés soit par nos prestataires si vous traitez directement avec eux, soit
par le Château du Val

Article 16 – Privatisation des salons (mariage, banquet…)

16.1 En cas de privatisation des salons ou de prêt de matériel, la remise d’un chèque à titre de caution sera réclamée
au client. Un inventaire contradictoire sera effectué avant et après chaque prise de locaux et de matériel, en présence
du client de manière à éviter toute contestation ultérieure. Tout matériel “absent, perdu ou cassé” sera facturé.
16.2 Selon le type de prestation, tables, chaises, et tout matériel et vaisselle nécessaires, vous est louée, tarif à la demande Les petits salons sont meublés et peuvent êtres vidés si nécessaire..
16.3 Le client s’engage à faire son affaire personnelle du respect des lieux et du mobilier au sol et/ou suspendu.
En cas de dégradations, il en serait tenu responsable et les dégâts seront facturés.

Article 17 – Juridiction compétente en cas de litiges

17.1 Toutes contestations relatives à l’exécution de la commande ou à l’interprétation et l’exécution des présentes conditions sont de la compétence exclusive des Tribunaux Compétents, même en cas d’appel en garantie ou de pluralité de défendeurs des lors que le client à la qualité de commerçant.

Article 18 – Séminaires

18.1 Accueil des participants jusqu’à 23h00. Code d’accès au-delà de cet horaire.
18.2 Les Journées d’étude et les séminaires (dernier jour) se terminent à 18h00 précises
18.3 Le dépassement de l’horaire doit être convenu à l’avance avec le service commerciale et tout dépassement entrainerait des pénalités financières, soit 35€TTC par heure et pour chaque personnel retenu à cause du retard et 195€ttc par salon occupé indument par le client 18.4 Les Salles et Salons ferment à 23H00 précises et placés sous alarme intrusion.
18.5 Horaire des repas : Déjeuner 12h30/13h -14/14h30 – Dîner 19h/20h – 20h30
18.6 Les chambres doivent être libérées à 10h00 maximum le dernier jour. (Les bagages sont alors gardés en salle de séminaire ou à la réception) 18.7 Il n’y a pas de bar, un Open bar peut-être mise en place, à condition de le prévoir lors de votre demande de séminaire.